如果最難的事情總是無法完成——用Swipes為傳統 todo list 加上標籤

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我以前使用傳統的 to do list 來列出事情，而且可能因為腦袋比較不會轉彎，全部列出後，總是必須調整順序逐項完成，在以前，我學到的、聽到的看到的認知是：必須要在一天「早上起來精神最好的時候」去「完成最重要的事情」、「把最難的事情先做完」。於是我把重要優先的事項列在前面，想最先搞定。最終結果經常是沒完成，而且因為前面的項目沒完成，就遲遲沒有進入下一個。不過最近這陣子我聽了一門精力管理50課，終於搞清楚哪裡出了問題…

聽課中提到很重要的一個觀念就是：人的精力是有高低起伏的。而有一件一定要去做的事情，就是我們要繪制自己的精力波點圖，來了解一天之內自己的能量波動。其實以前我有在電腦玩物的文章列印這張每日精力熱點圖，規劃事半功倍的個人生產力節律上面看到過這個觀念，雖然電腦玩物分享的圖形是圓形的，我上課聽的是X軸時間Y軸精力值，但意思卻一樣。不過不知道為什麼我不是很適應圓形的、那時候怎麼畫怎麼彆扭，可是換成了直線的xy坐標，我就能比較順利的畫出這個圖，可能跟〝塗滿格子〞和〝點一個點〞這樣的差別也有關係。而我執行上共同點在於：總是會忘記每個小時去紀錄，於是從APP Store下載了 Hourly Chime 這樣的整點報時APP（另外有一個 Chime 還可以半小時或15分鐘報時，如果以後想更細緻了解休息對精力的作用，我可能就會用吧，目前就先不了。）APP的報時提醒我。記錄精力值的高低。不過，【畫精力波點圖只是手段，目標是用來調整要做什麼】。如同電腦玩物的文章結論：「了解自己的精力熱點，做適合當下時間的事，也勇於捨棄不適合的事，這樣或許就能帶來更高的生產力品質」。

所以回到「早上起來精神最好的時候」去「完成最重要的事情」、「把最難的事情先做完」。問題在哪裡呢？在於以前「早上起來精神最好的時候」，我把重點放在「早上起來」，但重點其實是「精神最好」。當我配合自己畫出來的精力圖就會發現一個很明顯的事實：早上一起來的那段時間，其實還昏昏沈沈的，也許不是所有人都這樣，但至少我是這個樣子，也就是說那個時候我根本就不可能去完成困難的事————反而會造成困難的事情一直不斷被拖延。怎麼辦呢？用一個相對來說較為簡單的解法：為傳統 todo list 加上標籤。

自從能多層縮排的Memozy下架以後，Swipes 是我愛用的 todo list APP，原因有以下幾點：

我最需要的拖曳排序功能非常順暢
支援子項目（雖然只能一層，必須按進去主項目添加，但非常直覺）
子項目可以個別完成
分成尚未到來、目前清單、已完成三欄位（所以非當日要完成的項目不會混在一起）
跨平台同步（有網頁版、Android、iOS）
可以跟 Evernote 結合同步（所以有時候我會從Evernote編輯子項目更加方便）
大項目可以指定多個標籤，用來篩選
項目時間自由指定（一開始我以為只能選日期，後來看他教學影片才知道能指定時間，新安裝的記得把它的5個任務做完哦！影片的部分看畫面就夠了）

他的付費版好像還可以跟google同步，但我光是用免費版已經覺得足夠強大，界面卻很簡潔。跟 Evernote 同步讓我不需要分別作紀錄，待辦事項的順序本身就可以化為SOP，留存在Evernote裡面備查（還沒申請Evernote的戳這裡申請可以免費獲得一個月專業版）。在精力、效能低的時候，更要使用自動化以減少腦力消耗使用。我覺得減少腦力消耗的完成事情，其實就跟我們用電腦是非常相似的道理。前陣子使用按鍵精靈跟photoshop、excel 合作產生檔案，雖然最後沒有成功，但是我突然想起了很久以前，我妹曾經跟我說：「電腦這麼慢，怎麼用按鍵精靈」（在此可以翻譯成：精力這麼差，怎麼做事情。）我說：「錯了，就是因為電腦慢才用按鍵精靈」。因為，如果使用按鍵精靈的錄制功能就可以知道，其實錄制的時候，當我們滑鼠滑到一個點，坐標（X,Y），只要寫一次坐標，滑鼠就會自動過去，可是若用錄製的，記錄裡面卻會有好幾個中途經過的點（X1,Y1）、（X2,Y2）…（Xn,Yn），中途的這些點都算是電腦效能的浪費，如果使用按鍵精靈撰寫的話就可以一步到位、直接到達我們指定的坐標，略過中間那一些不必要的過程。寫一次也許耗時費力，但重複使用的話，最終會節省的不只是時間，還有腦力！

回到Swipes，標籤反而是我後期才發現用來篩選很方便的功能，所以我用Swipes的順序是：

1. 把主要事項全部列上去順便加標籤
2. 拖曳排列順序
3. 用標籤篩選待辦事項來做

標籤方面，以前我用的是

1. 區分重要度、困難度：

* 「3things」：不管難不難都很重要的事，算是重要不緊急任務
* 「3 frogs」：看到就犯拖延症的事，通常是沒頭緒、對個人難以拆解的事項，只要完成就能釋放不少壓力，有可能同時是3things
* 「GTD」：不管重不重要都得做的例行公事，SOP化是最好！絕對不是3things，通常不可能是3 frogs

2. 區分事項屬性：工作日與否，或者該時段是否安排為個人時間（譬如早起跟睡前）、或是家裡面的事情：

* 「personal」
* 「home」
* 「work」

現在則新增了 3.區分個人狀態（精力值）：「high energy」「low energy 」標籤

然而使用標籤的順序上，我會這樣點選：【個人狀態（精力值）→ 重要度、困難度 → 事項屬性】
（正在考慮是否每次開啟選擇的時候把事項屬性交錯，這次選了 personal 下次就選 home 再下次選 work，不過目前這樣好像有點耗費腦力，等更習慣一些再說吧。）

添加了「high energy」「low energy 」標籤這兩個標籤作為todo list的篩選條件以後，就可以避免在精力值低的時候做困難的事情，落得拖延與挫折。使用情境也是另外一個方法，這就留待下次再說。

除了刪除標籤的方式比較特別以外，Swipes 其他地方都非常直覺容易上手（以致於我好久以後才看教學影片得知可以定義時間XD），所以附上 Swipes 標籤刪除的教學影片~