撰寫會議記錄的3個考慮+1種輔助工具

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曾經我以為會議記錄就是流水帳,後來才發現沒這回事。就算這樣,我未曾想過梳理一下,直到有人因為看了我的會議記錄覺得驚艷,跟我請教關於會議記錄的訣竅…雖然我不是很確定驚艷的點在哪裡,但還是可以分享一點東西。

寫會議記錄考慮的點

  1. 會議目的
  2. 記錄方式
  3. 看記錄的人方便嗎?
  4. 額外輔助工具

會議目的決定記錄形式:

因為擔任記錄,所以我很認真的思考,一個會議記錄到底應該呈現什麼樣的東西?如果只是像流水帳記錄內容好像沒有什麼意義,到底需不需要詳實到幾乎能還原討論?後來才明白依據目的不同,這個記錄呈現方式也不會一樣,有的可能只要結果與指導行動、有的卻需要還原場景與思考脈絡。那麼若是為了復盤回顧,應該如何能方便回顧查閱、特別是快速到達能夠指導改善未來行動的部分?

記錄方式:

  1. 看到議程就可以把流程大項寫下來。看過討論目標、就知道應該有怎樣的討論成果,於是知道要記錄什麼。
  2. 其實我不是從會議才開始做記錄,已知開場問題、發言順序,都可以用表格人名按照順序填好,記錄的時候只寫發言的空格
  3. 如果是類似問卷記錄而不要求即時,那麼統計可能是在會議之後才做整理的,因為有些一樣的項目(譬如遭遇問題),每個人會用不同的語言表述,統計時必須“統一“、”標準化”,但我覺得人不多的情況下,統計的意義不大
  4. 每個發言按照流程做記錄,有些項目是發言者事先準備的資料裡面就有出現的,這些原有資料可以事後跟記錄下來的東西相互補充
  5. 討論成果,會議裡面追加的項目(或臨時動議)直接往後填寫,會議前就知道的;因為已經事先注意,可以之後從上面的紀錄截取下來(會議中有餘裕的話也可以當時就截取,我自己是來不及)。

看記錄的人方便嗎?

如果是Word檔案,可以插入目錄;或者線上的石墨文檔,能自動用標題產生目錄,那些用來自動生成目錄的”標題格式”都是事後整理的時候,考慮看的人會看什麼、快速跳過去指定位置方便才加上去的,其實也可以先做好,另外項目符號的格式多用格式刷,有人會在記錄的時候按寫好的項目填入,但我自己覺得會議有時候會有狀況,去找東西要填在哪裡反而使得速度下降,所以項目符號這東西我也是會後整理才加。

以上是不依賴工具的部分…剩下的就是打字/輸入速度了。另外一點能幫助的是工具,如果電腦或手機有語音輸入功能的話,要用啊!!!

額外輔助工具:

我知道自己打字不快,所以會用輔助工具,譬如我的電腦有訂閱 Office365,所以 Word 有聽寫功能(儘管聽寫只能支援簡體中文,但從校閱去做簡轉繁並不會太麻煩),我儘量不依賴電腦聽寫而是總結重點,但真的來不及,就會打開聽寫功能。此外,我還有能轉文字的錄音筆。

電腦聽寫跟錄音筆轉寫這兩個工具的大忌,就是有些人會放著,自己就不記筆記了,最後再來整理,殊不知這會造成額外工作量。所以我還是會自己記筆記,來不及的時候在筆記上標記,到時候只是對照自己標記的位置,去找來錄音或自動轉寫的文字來補充我遺漏的地方。如果你用手機APP錄音,道理也差不多。

以上,個人覺得不算訣竅,算是心得分享吧!

會議記錄神器:

Photo by Nik MacMillan on Unsplash

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Chaneswin
Chaneswin

【阿淳】漂流過網路行銷、組織行銷、被創業的光環迷惑過,體驗那些未曾想像的驚奇之後,最終的自由卻是擁有澄澈的雙眼、返璞歸真的看世界,我的冒險不在鎂光燈的絢麗舞台,而在迷宮中。把心路歷程化為故事、把工具筆記在雲端。在瞬息萬變的世界裡,慢慢來。
【阿淳的自由生活工具箱】前身小查的白日夢。從腦中的虛幻到真實世界,這裡記錄著一路上不同階段的想法、課程、工具、實踐、挫折,從此放下權威迷思。如果翻出你需要的工具,歡迎隨喜自取、提問討論 :)

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