兩個常用但少見的Excel小技巧

插入多欄或多列,以及一次操作多張工作表的方法
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Excel 用久了,但其實有很多隱藏的小技巧是完全沒用過的。今天稍微水一下文章,記錄兩個小技巧,一是插入多列或多欄,另外一個則是同時操作多張工作表。

一次插入多列或多欄

一般來說最簡單的方法,如果選取4列,再按右鍵插入,就會插入4列空白列,如果你想插入100列空白列,就要先選取100列再來按右鍵插入。不過接下來要說的這個方法不太一樣,你只要選取一列,之後想插入多少空白列都可以。

  1. 首先選取整列。所謂的選取整列,就是按最左邊的序號來選取,而非使用框選的方式。
  2. 按住 Shift 不放
  3. 在選取區域的序號左下方移動游標,基本上要停在序號跟儲存格的交會處,直到出現下圖所示的游標圖案(游標無法放大,把圖放大了有點馬賽克,請見諒哈~)。然後滑鼠左鍵往下拖曳看你到幾列。
插入多列時的游標

如果按右鍵的話,Excel 一次只能插入一列,這一點其實還蠻麻煩的,如果使用大陸的 WPS ,按右鍵可以選擇要插入多少行,而 Excel 卻藏在這種小地方,真的是沒見過就不知道欸。而且我試了一下,還不是很容易找到游標變成這種模樣的位置,手要穩定一點,不然一下就滑走了。

如果插入欄,就停在選取區域的右上角,一樣是序號跟儲存格交會的地方,往右拖動插入欄。

同時操作多張工作表

使用方法

這個我就直接文字描述了,簡單說就是按滑鼠左鍵配合 Shift 連續多選,或者配合 Ctrl 不連續多選,總之一次選取多張工作表。接下來直接在畫面上進行操作。

操作結束之後,切換工作表,你可以每一張工作表都看一次!然後你會發現每張工作表都都執行了相同的操作。

使用場景

什麼時候要同時操作多張工作表?以我自己來說最常用的,有兩個場景。

1. 游標回歸A1儲存格

不曉得你有沒有發現到?在使用Excel的時候,今天如果你隨便把游標停在一個地方,然後按下存檔的話,下次開啟這個檔案游標就會停在那個地方。

但是今天假設你是要把檔案給其他人的話,大部份的人都會從左上角開始閱讀,對吧?資訊從那邊開始看才完整。所以稍微貼心一點,就會在把檔案送出之前,將所有工作表的游標都停在A1儲存格。

2. 修改多張表頭相同的簽到表

假設你上午和下午開會,然後需要各一張簽到表的話,一般都會複製過去改時間。但偶爾,也有複製且做完了以後,才要更改表頭的情況發生,此時就可以用上這種一次修改多工作表內容的技巧了。

你可能覺得兩張工作表切換一下就好了?是的,少量的時候確實如此,但如果一次需要修改幾十張表呢?是不是開始覺得這個小技巧根本是個超級絕技了?學起來,用到的時候就賺到啦!

P.S. 另外還有一個合併工作表的=VSTACK() 小技巧,因為只有網頁版跟 MS 365能用,就不展開說了。

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Chaneswin
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【阿淳】漂流過網路行銷、組織行銷、被創業的光環迷惑過,體驗那些未曾想像的驚奇之後,最終的自由卻是擁有澄澈的雙眼、返璞歸真的看世界,我的冒險不在鎂光燈的絢麗舞台,而在迷宮中。把心路歷程化為故事、把工具筆記在雲端。在瞬息萬變的世界裡,慢慢來。
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